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Ich habe mich monatelang durch den Dschungel der verschiedenen Rechnungsprogramme gekämpft, da ich seit einiger Zeit endlich auf ein neues System umstellen wollte. Hauptgrund dafür ist, dass ich Lastschrift anbieten und Kosten erfassen möchte. Die Ergebnisse waren zumeist sehr ernüchternd, doch mittlerweile bin ich fündig geworden. Meine Erfahrungen musste ich jedoch selbst sammeln, da ich besonderen Wert auf Anpassbarkeit und einen erweiterten Funktionsumfang lege.

Das Ergebnis meiner Recherche habe ich einmal für all diejenigen aufbereitet, die ähnliche Anforderungen haben wie ich. Die Basics erfüllt ja glücklicherweise jedes Tool, aber wie sieht es mit den spannenderen Funktionen wie Lastschrift, Kundenportal und Customization bzw. Branding aus? Die meisten Tests verbleiben erstaunlicherweise meist nur an der Oberfläche. Grund genug, einmal einen genaueren Blick auf die “großen Drei” der Buchhaltungssoftware zu werfen: Sevdesk, Billomat und Lexoffice.

Spoiler Alert: Mein Sieger ist Billomat. Ich möchte aber nachfolgend gern und detailliert erklären, wieso. Wenn ihr an Billomat interessiert seid, nutzt gern meinen Empfehlungslink. Keine Sorge, den habe ich nur, weil ich das Tool nach diesem Test gebucht habe. Ich bin bei meiner Recherche absolut neutral und unvoreingenommen vorgegangen. Schließlich wollte ich einfach schauen, bei welchem System es die größte Deckung zu meinen Anforderungen gibt.

Meine Wünsche und Anforderungen an ein modernes Rechnungssystem

Was ich mir wünsche, war mir früh schon relativ klar. Nur fehlte es an Tools im deutschsprachigen Raum, die diese Funktionen auch mitbringen. Auch war ich schnell dann doch etwas ernüchtert, dass es überhaupt noch einer solche ausführlichen Recherche bedarf. Es ist in der Tat erstaunlich, wie viele konzeptionelle Lücken auch sehr etablierte Tools noch aufweisen.

Ich benötige ein System, das cloudbasiert einsetzbar ist, eine geeignete mobile App für IOS hat, Eingangsrechnungen als Kosten verbuchen kann, mindestens rudimentäre Buchhaltungsfunktionen besitzt und vor allem wiederkehrende Rechnungen ermöglicht. Zu guter Letzt war mir eine Bank-/ Kontoanbindung wichtig, sodass Kontobewegungen überwacht werden, um bezahlte Rechnungen automatisch als bezahlt zu markieren. Ideal ist auch noch die Möglichkeit zur Anbindung externer Zahlungsdienstleister (bspw. für Lastschrift).

Glücklicherweise verfügen alle der folgenden Programme zunächst über meine Mindestanforderungen. Auf Basis dieser Anforderungen habe ich auch die entsprechenden Tarife für den Vergleich gewählt. Lexoffice bspw. hat in seiner neuen Tarifstruktur seit 2022 Serienrechnungen nur noch im teuersten Paket enthalten.

Die Must-have Features eines Rechnungssystems

sevdesk logo
billomat logo
lexoffice logo
SevdeskBillomatLexoffice
Notwendiger TarifBuchhaltungBusinessXL
Kosten pro Monat bei jährlicher Zahlweise17,90 €16 €21,16 €
Verfügbare Erweiterungen271654
Mobile AppYYY
App-WidgetsNNY
Kontoanbindung*(Y) Punkte siehe Details(Y) Punkte siehe Details(Y) Punkte siehe Details
Kundencenter*(N) Punkte siehe Details(Y) Punkte siehe Details(Y) Punkte siehe Details
MahnwesenYYY
WooCommerce SupportY
(via German Market)
Y
(Ja, mit eigenem WordPress Plugin)
Y
(via German Market, Germanized)
Serienrechnungen10 IntervalloptionenVöllig flexibel6 Intervalloptionen
Benutzerdefinierte DatenfelderN
Nur Tags, Notizen und Kundenwert
Y
Input, Textarea, Checkboxes für Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Artikel und Rechnungen
Y/N
Jein, Kundenmanager mit Historie und Dokumentenupload ab Version M
To-Do-Liste/ AufgabenYNY
Summe:446
* Die Punktevergabe erfolgt im Detailbericht unten, daher stehen Werte hier in Klammern. Im ersten Überblick ist alles zwischen den drei Rechnungssystemen zunächst noch sehr ausgeglichen. Einige der Bereiche werden im Folgenden aber genauer untersucht. Für die Spalten-Summen werden alle vorhandenen Y (Yes) gezählt.

Es gab noch ein paar andere Systeme, aber diese drei hatten den größten Funktionsumfang. Auf Billomat bin ich letztlich als letztes aufmerksam geworden. Wahrscheinlich hat mich vorher immer der Name zu sehr abgeschreckt.

Ergonomie und Design der Rechnungssysteme

SevdeskBillomatLexoffice
Live-SucheYYN
(inkonsistent)*
Favoriten/ ShortcutsNY
(Favoriten & Shortcuts)
N
(tlw. lange Klickwege)
Interface Design/ UI
(Subjektive Wertung)
3/54/51/5
Responsives BackendNYN
Anpassbares DashboardN
(Datumsbereich)
Y
(Widgets wählbar)
N
(Datumsfilter im Widget)
Einnahmen-/Ausgaben ChartY (Balken und absolut)N (Nur absolute Summe)Y (Filterbarer Chart)
Summe241
*Der Bereich “Serienvorlagen” hat bei Lexoffice keine eigene Suchfunktion und wird auch nicht von der globalen Suche berücksichtigt.

Im besten Fall arbeitet man mit dem Rechnungssystem jeden Tag. Es wäre also schon sinnvoll, wenn man es gern öffnet, schnell die wichtigsten Funktionen ausführen kann und sich rasch einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben machen kann. Wenn das Ganze noch einigermaßen modern und angenehm gestaltet ist, umso besser.

Doch hier gab es die ersten gravierenden Unterschiede. Schauen wir uns die Übersicht in der Tabelle einmal genauer an. Zählen wir alle “Ja” mit “1”, gewinnt Billomat in diesem Bereich deutlich. Dennoch muss ergänzt werden, dass sich das neue Design von Billomat noch im Beta-Stadium befindet. An vielen Stellen fehlen noch Funktionen oder Links, für die man in das alte Design wechseln muss (bspw. um von einem Kunden zu den zugeordneten Rechnungen zu kommen, oder um OneDrive zu konfigurieren etc.).

Das Dashboard von Sevdesk

image 2
Sevdesk: Das System ist solide und übersichtlich, aber keine Augenweide. Minimalistisch und seriös kommt Sevdesk daher. Das Backend ist nicht responsiv und bietet keine Shortcuts o.ä. Das Dashboard zeigt bei mir merkwürdige Lücken.

Das Dashboard von Billomat

schönes rechnungssystem billomat
Billomat ist sehr flexibel und in der neuen Version optisch sehr schick. Die Widgets lassen sich verschieben und aus einer Liste von möglichen auswählen. Ein richtiges Einnahme-Ausgabe-Chart gibt es leider nicht.

Das Dashboard von Lexoffice

image 3
Flexoffice ist mir persönlich etwas karg und optisch nicht allzu ansprechend. Das Übersichtswidget ist großartig.

Anpassen lassen sich die Dashboards aller Tools nur rudimentär: Bei Sevdesk kann man den angezeigten Datumsbereich der Statistiken ändern, bei Billomat aus einer Auswahl von Widgets wählen und diese frei platzieren. Lexoffice bietet einen praktischen “Privat”-Modus ohne die Anzeige der Geldbeträge und zwei Filter im Hauptstatistik-Widget. Sehr praktisch ist bei Billomat zudem die frei konfigurierbare Favoriten-Leiste. Eine bei den anderen Anbietern sehr schmerzlich vermisste Funktion.

image
Erleichtert die Arbeit enorm: Die Favoritenleiste mit Shortcuts bei Billomat ist Flexibel anpassbar und sehr nützlich

Sah das alte Billomat noch einigermaßen gruselig aus, ist das neue Design für mich tatsächlich das angenehmste aller getesteten drei Kandidaten. Es geht hier jedoch nicht nur um die Ästhetik, sondern auch um die Ergonomie. Ein Rechnungsprogramm ist ein integraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Wenn man damit nicht gerne und schnell arbeiten kann, ist es keine Erleichterung.

image 1
Die Suche bei Lexoffice wirkt unvollständig

Lexoffice macht hier gar keinen guten Eindruck, die Funktionen sind inkonsistent (bspw. gibt es bei der Übersicht zu den Serienvorlagen weder Suche noch Filterfunktionen) und mitunter mühsam zu erreichen (es erfordert bspw. 3 Klicks, um zur Übersicht der Angebote zu kommen: “Belege” – “Ausgangsbelege” – “Angebote”).
Die Hauptsuche ist als einzige bei Lexoffice keine Live-Suche, das kostet Zeit und ist einfach nicht mehr State-of-the-Art. Serienvorlagen und Lieferanten ignoriert sie komplett.

Bei aller Kritik, das Einnahmen Ausgaben-Widget von Lexoffice verdient als einziges seinen Namen. Während Billomat hier nahezu gänzlich passen muss, hat Sevdesk immerhin noch ein paar Balkendiagramme vorzuweisen.

Bankingfunktionen und automatischer Zahlungsabgleich der Buchhaltungssysteme

SevdeskBillomatLexoffice
Anzahl KontenMehrere (via FinAPI)3 Konten (via FinAPI)Mehrere
KontentypenGiroGiroPaypal, Giro, Tagesgeldkonto, Kreditkartenkonto
ÜberweisungenY (Einzel-/ Sammel)NY
Automatischer Abgleich: AusgangsrechnungenYY (Details)Y (Details)
Automatischer Abgleich:
Eingangsrechnungen*
YYY
Flexible AbgleichslogikY (Verwendungszweck, Betrag, Kontaktname)N (Kunden-IBAN & Betrag müssen stimmen)Y (Aber nicht selbst konfigurierbar)
Support für Paypal-/ KreditkartenzahlungenNNY (PayPal, Kreditkarte, Lastschrifterkennung)
Summe:425
*Der Abgleich von Eingangsrechnungen ist besonders praktisch, ich wusste vor diesem Test nicht, dass es das gibt.

Der automatische Zahlungsabgleich ist eine sehr wichtige Funktion, erspart sie doch zukünftig enorm viel Zeit und verhindert unangenehme Fehler oder falsche Mahnungen. grundsätzlich beherrschen das alle Systeme, doch die Unterschiede liegen im Detail. Die Logik der Zuordnung ist bei Sevdesk lobenswerterweise eigenständig priorisierbar. Das schafft Transparenz und Vertrauen in die Automatik. Billomat ist hier deutlich strenger, so klappt die Zuweisung, nur wenn zuvor die IBAN des Absender in den Kundendaten eingetragen wurde. Insofern ist hier einiges an Arbeit nötig und wenn ein Kunde mal von einem anderen Konto oder via Paypal bezahlt, dann passiert eben auch mal nichts.

automatischer zahlungsabgleich kriterien priorisierbar 1
Sehr praktisch: Sevdesk macht die Zuordnungslogik des automatischen Zahlungsabgleichs transparent und anpassbar.

Ganz anders ist hier Lexoffice aufgestellt. Hier werden nicht nur die Zahlungseingänge den Ausgangsrechnungen zugeordnet, sondern auch die Abbuchungen den Eingangsrechnungen. Das ist ein absolutes Alleinstellungsmerkmal. Außerdem werden nicht nur die angeschlossenen Giro-Konten, sondern auch Tagesgeld-, Paypal- und Kreditkartenkonten gescannt. Wow. Lexoffice unterstützt genau wie Sevdesk auch ausgehende Überweisungen. Hier hat Billomat Nachholbedarf.

Integration externer Zahlungsanbieter und Lastschrift

SevdeskBillomatLexoffice
Zahlungsdienstleister*(Lastschrift etc.)Nur PaypalMollieGoCardless
Kosten der Erweiterung/kostenlosSEPA-Held (10 € p.M.)
Kosten pro Lastschrifteinzug/0,9% + 0,25 €,
Mollie
1 % + 0,20 € (max. 1 €),
GoCardless
Summe:011
*Es fallen aber immer zusätzliche Gebühren der Zahlungsdienstleister an, bei Lexoffice zusätzlich auch für die Schnittstelle. Stand der Kosten: 2/2022

Sevdesk bietet als einziges System keine Erweiterung zur Integration zusätzlicher externer Zahlungsdienstleister an. Billomat unterstützt mit einer kostenlosen Erweiterung die Integration des externen Zahlungsanbieters Mollie aus Holland. Bei Lexoffice steht der Dienst GoCardless aus England zur Verfügung, der über eine kostenpflichtige Erweiterung von SEPA-Held genutzt werden kann. Beide, bei Lexoffice GoCardless und bei Billomat Mollie, habe ich mir genauer angeschaut.

Die Einrichtung von GoCardless ist einfach und angenehm, die Einrichtung von Mollie ist umständlicher und die Freischaltung dauert gefühlt ewig. Auch werden Dokumente verlangt, die Probleme bereiten können: Eine Gewerbeanmeldung, die nicht länger als 12 Monate ist? Darauf muss man erst mal kommen (In Holland, dem Ursprungsland von Mollie erhält man laut Support jährlich eine neue Bestätigung). Alternativ ein Handelsregisterauszug, auch nicht so leicht, wenn man kein Händler, sondern eine Agentur ist. Kurz: Das Onboarding von Mollie ist furchtbar anstrengend. Bisher konnte ich den Prozess noch nicht abschließen.

Immerhin: Bei beiden Tools lassen sich die Landingpages zur Zahlungsabwicklung mit dem eigenen Logo und bei Mollie zusätzlich mit einem Hintergrund ein wenig anpassen. Das schafft Vertrauen und ist gerade bei Zahlungsmethoden unerlässlich.

Bildschirmfoto 2022 02 16 um 03.10.08
Keine Augenweide, aber funktional mit dezentem Branding: Die Zahl-Seite von Mollie.
Bildschirmfoto 2022 02 16 um 03.09.19
Auch bei GoCardless gilt: Weniger ist mehr.

Wer Lastschrift mit Sevdesk automatisieren möchte, ist hingegen aufgeschmissen, hier geht nur der klassische Export über eine SEPA-XML-Datei, die man dann doch wieder regelmäßig manuell an die Bank übergeben muss.

Lexoffice kann Lastschriften zwar automatisieren, aber nur über den Anbieter SEPA-Held, der zum einen 10 € pro Monat zusätzlich kostet und zum anderen eigene gebrandete E-Mails an die Kunden versendet, um diese dazu aufzufordern, ihr Lastschriftmandat zu erteilen. Für mich ein No-Go. Zumal dann ja noch im Anschluss das Branding von GoCardless dazu kommt. Drei Brandings (Lexoffice, SEPA-Held, GoCardless), nur um Lastschrift zu aktivieren, sind mindestens zwei zu viel. Dass der Zahlungsabwickler dann auch noch mal auf dem Kontoauszug auftaucht – geschenkt.

Funktionen zur Erfassung von Eingangsrechnungen

SevdeskBillomatLexoffice
Dokumenten-UploadYYY
Scan via AppYYY
GetMyInvoicesY (ab 11 € p.M.)NY (ab 11 € p.M.)
InvoicefetcherY (ab 7 € p.M.)NY (ab 7 € p.M.)
Cloud-Storage Scan*NYN
IMAP-Folder Scan*NYN
Invoice E-Mail-Adresse*NYN
Summe454
*Im Grunde machen diese Funktionen die beiden externen Anbieter überflüssig.

Eingangsrechnungen kommen auf ganz unterschiedlichen Wegen daher, gerade darum ist es wichtig möglichst wenig Arbeit mit ihnen zu haben. Glücklicherweise gibt es Anbieter wie GetMyInvoices und Invoicefetcher, die regelmäßig externe Anbieter nach neuen Rechnungen scannen. Leider ist das immer kostenpflichtig (ca. 11 € p.M. für gerade mal 5 Portalverbindungen bei GetMyInvoices).

Umso praktischer ist es, dass Billomat hier zusätzliche sehr innovative Wege geht und eine eigene E-Mail bereitstellt, an die man Rechnungen weiterleiten kann, damit diese sofort in der Inbox erscheinen. Auch kann man einen externen Cloud-Speicher hinzufügen und einen IMAP-Ordner definieren, die regelmäßig nach neuen Dokumenten gescannt werden.

Ein mir sehr wichtiger Punkt ist auch, dass ich meine Kosten, also die Eingangsrechnungen, einfach mit einer App fotografieren und direkt in das System laden kann. Das können alle drei getesteten Anbieter.

Auch, wenn die Summe der Punkte hier in der Tabelle recht knapp aussieht: Die Funktionen von Billomat zur Sammlung von Eingangsrechnungen sind nicht nur extrem flexibel und praktisch, sondern sie sparen auch die bei den anderen Anbietern anfallenden nicht unerheblichen Zusatzkosten.

Kundenportal und Angebotsannahme

SevdeskBillomatLexoffice
KundencenterN
Externes Projekt in Planung (ca. 10 € p.M.)*
Y Y
Modernes Design des Kundencenters/N
Veraltetes Design
Y
Modernes Design
Responsives Design/YY
Loginmöglichkeit für Kunden im Kundencenter/Login & Passwort oder Magic-LinkZugang über Postleitzahl
Eigenes Branding im Kundencenter/Y
Logo, Farben, Hintergrundbild
N
Keine Anpassung mögl., Lexoffice-Branding
Angebotsannahme im Kundencenter/Y
Leider nur pauschal aber mit Kommentarfunktion
Y Gut:
Entscheidungszwang bei optionalen Posten
Alle Dokumenttypen im Kundencenter/Y inkl. RSS-Feed und Kontakt/ KommentarenN Nur Angebote und Rechnungen
Eigene URL via CNAME Eintrag (DNS)/NN
Summe054
*Diese Erweiterung ist noch nicht veröffentlicht (Stand 2/2022)

Ich möchte meinen Kunden die Möglichkeiten bieten, ein Kundenportal aufzurufen, in dem sie idealerweise alle Rechnungen, Angebote, Briefe und Verträge oder andere Dokumente einsehen können. Das geht nur mit Billomat und Lexoffice. Wobei Billomat hier alle verfügbaren Dokumenttypen erlaubt und Lexoffice nur Angebote und Rechnungen. Auch bietet Billomat eine größere Flexibilität bei der Anpassung des Brandings. Eigenes Logo, Farben und Hintergrund sind einstellbar. Das geht bei Lexoffice nicht. Hier prangt ein zwar dezentes, aber zentrales “Powered by Lexoffice”.

Beide Systeme erlauben auch die Angebotsannahme. Billomat leider nur pauschal, Lexoffice erzwingt immerhin eine Entscheidung, sofern optionale Posten im Angebot enthalten sind. Das ist leider ein großer Wermutstropfen, da Kunden dazu tendieren, optionale Posten zu ignorieren.

Das Kundenportal von Billomat

image 4
Kundenportal von Billomat: Es bietet viel, aber ist nicht ganz so schick. Die RSS Funktion ist ein besonderes Feature.

Das Kundenportal von Lexoffice

rechnungssystem lexoffice
Kundenportal von Lexoffice: Sehr schick, aber mit weniger Funktionen als Billomat ausgestattet

Lexoffice: Sähe doch auch das Dashboard so schön aus. Leider ist es nur das Kundencenter. Es sieht aber nicht nur gut aus, es erzwingt auch Entscheidungen bei der Angebotsannahme, wenn optionale Posten integriert sind. Vorbildlich.

Anpassungsmöglichkeiten: Dashboard, PDFs und HTML-E-Mails

SevdeskBillomatLexoffice
HTML-E-MailsN
Nur WYSIWYG-Editor
Y
Freier HTML-Code
N
Sehr eingeschränkt (fett und Links, nicht offiziell)
Logo in der SignaturN
(siehe Thread)
YY/N
Ja, aber nicht frei platzierbar (am Ende)
PDF-EditorY
(Vorlagen und freier HTML-Editor)
Y
(Editor und freies Design via Word-Vorlage)
Y
(Guter Editor, keine freie Gestaltung)
Eigene Fonts im PDFNYN
Mehrere PDF-VorlagenNYN
Eigenes Branding im DashboardNY
(Logo und Favicon)
N
Platzhalter für Texte E-Mails, PDFs27>200 (alleine 75 für Rechnungen)*8
Summe162
*Die Platzhalter lassen sich an nahezu allen Stellen verwenden.

Es ist mir sehr wichtig, dass mein Rechnungsprogramm möglichst dezent seinen Dienst verrichtet, keine Werbung für sich nach außen macht und angenehm zu bedienen ist. Außerdem erwarte ich, dass es mir Möglichkeiten bietet, meine gestalterischen Vorstellungen umzusetzen.

Ganz klarer Sieger in dieser Disziplin ist Billomat. Die Anpassungsmöglichkeiten bieten alles, was man als Entwickler und erfahrener HTML-Kenner braucht und liebt. Alle Vorlagen sind sehr flexibel anpassbar, zusätzlich kann man verschiedene Varianten anlegen und bei Bedarf allen Dokumententypen zuordnen.

So könnte das PDF sowie die E-Mail einer mit Lastschrift zu bezahlenden Rechnung komplett anders aussehen als von einer, die überwiesen werden soll. Da man Kundenattribute vergeben kann, ist man noch flexibler in der Art der Daten, die man in den Dokumenten anzeigt. Ein designten Brief an den Kunden mit einem WordPress-Login, den man vorher in den Kundendaten hinterlegt hat? Kein Problem, denn auch Kundenattribute lassen sich mit Platzhaltern aufrufen.

Lexoffice ist hier sehr eingeschränkt. Zudem sind die HTML-E-Mails derart unschön formatiert, dass es immer ein zusätzliches Padding, also einen Innenabstand, an der linken Seite gibt. Ich gehe sogar so weit, zu sagen, dass es sich hierbei um einen Fehler handeln muss. Denn Sinn ergibt dieser Quatsch nicht. Auch lässt sich bspw. der Link zum Kundencenter nicht anpassen (nur aktivieren, oder deaktivieren). Wer also kein grün nutzt und eher eine formale Sprache bevorzugt, ist hier aufgeschmissen. Etwas anderes als “Das Angebit ist da!” gibt es nicht zur Wahl. Eindeutig zu wenig.

Bildschirmfoto 2022 02 16 um 03.41.17
Lexoffice will nicht, dass wir customizen.
email bug
Die HTML-E-Mails von Lexoffice haben einen Fehler

Sevdesk bietet sehr komplexe Bearbeitungs-Tools zur Gestaltung der PDFs, die Vorlage erschlägt schon etwas. Leider kann man keine Varianten anlegen. Ansonsten sind die Tools hier flexibel. Lediglich der veraltete WYSIWYG Editor für die HTML E-Mails bringt keinen Spaß, aber bietet immerhin die Standards. Darauf muss man bei Lexoffice ganz und gar verzichten. Das ist geradezu peinlich. In den Kundenforen der beiden Tools (Sevdesk, Lexoffice) gibt es Threads, die sich schon über Jahre hinziehen und die mangelhafte Signaturfunktionen bemängeln.

Gesamtwertung

Platz 3: SevdeskPlatz 1: BillomatPlatz 2: Lexoffice
Must-have Features446
Ergonomie & Design241
Bankingfunktionen425
Externe Zahlungsanbieter 011
Eingangsrechnungen454
Das Kundenportal054
Anpassung: Dashboard, PDFs und HTML-E-Mails162
Summe:152723
Mit gutem Abstand verteilen sich die drei Programme auf die ersten drei von drei Plätze 🙂

Keines der getesteten Programme ist wirklich schlecht. Das muss man einleitend voranstellen. Alle leisten solide Arbeit, aber darauf kam es mir gar nicht an. Davon gehe ich bei einem Abo-Modell einfach aus. Jedes hat zudem seine spezifischen Stärken und Schwächen. Lexoffice schlägt die Konkurrenz mit flexiblen Bankingfunktionen um Längen, Billomat besticht durch seine enorm flexible Anpassungsfähigkeit und Sevdesk birgt, soweit ich weiß, besonders viel Spielraum bei buchhalterischen Aufgaben (aufgrund mangelnder Kenntnis meinerseits ist dieser Punkt leider nicht Gegenstand des Tests gewesen).

Mir war insgesamt sehr wichtig, dass ich das Programm irgendwie zu “meinem Programm” machen kann. Dass ich wesentliche Elemente konfigurieren kann und nicht bei jedem Wunsch, den ich habe, an die Grenzen der Machbarkeit komme. Ich erwarte kein funktionsüberladenes Wunderland. Ich gehe eher davon aus, dass die beschriebenen Anforderungen wie HTML-Mails, Mahnwesen, PDF-Anpassung, Kundencenter irgendwie eher Standards sein sollten. Aber weit gefehlt.

Ich habe insgesamt überhaupt nur zwei Programme gefunden, die bspw. eigene Schriftarten in PDF-Dokumenten erlauben. Sicherlich ist das nicht kriegsentscheidend, aber es sind eben Details, die bei ansonsten vorhandener Funktionsgleichheit dann doch den Unterschied machen können. Bei den Buchhaltungsfunktionen vertraue ich dann doch letztlich auf den Steuerberater.

Letztlich sollte aber nicht nur meine Meinung ausschlaggebend sein. Daher möchte ich zum Schluss noch auf die wichtigsten Foren verweisen. Die Stimmung in den Foren ist mindestens ein guter Indikator dafür, welche Probleme einem auf dem Weg begegnen. Natürlich muss man sich dessen gewahrt sein, dass viele Benutzer in solchen Foren irgendwann meckern. Aber so ganz von der Hand zu weisen ist manche Kritik nicht. Auch anhand der Anregungen lässt sich gut erkennen, wie schnell die Entwicklung ist und wie lange manche Ideen nicht-umgesetzt im Raum stehen.

SevdeskBillomatLexoffice
Knowledge-Base/ HilfeWissensdatenbankHilfe-CenterFunktionsübersicht
Ideen-ForumFeature RequestsIdeen-ForumUservoice Forum
KundenforumOffizielles ForumOffizielle CommunityCommunity und
Offizielles Forum
Facebook (17.2.2022)18.211 Follower10.756 Follower24.244 Follower
Changelogs/ ReleasesReleasesVersionshistorieTimeline
*Die Platzhalter lassen sich an nahezu allen Stellen verwenden.

Fazit

Platz 1: Billomat

billomat logo
Platz 1: Billomat

Auf dem ersten Platz landet in diesem Test Billomat. Auch wenn der Name irgendwie unschön klingt, naja vielleicht macht es das gerade auch sympathisch. Das Tool wirkt in seiner neuen Version modern, sehr funktional und sehr praxistauglich. Der Sieg kommt aber auch daher, dass die Unzulänglichkeiten der anderen Systeme teilweise wirklich eklatant sind.

Dass so etwas Banales wie eine formatierte HTML-Signatur bei Lexoffice und Sevdesk nicht möglich ist, ist einfach nicht zeitgemäß. Ich bin daher froh, Billomat gefunden zu haben und werde mich als nächstes intensiver mit der Lastschrift-Thematik via Mollie beschäftigen. Ein wesentlicher Vorteil neben den Individualisierungsmöglichkeiten ist bei Billomat, dass man sich durch die vielen Funktionen teure Zusatzerweiterungen spart. Nutzt man Lastschrift und ein Tool zum Abruf von Eingangsrechnungen, so kostet Lexoffice im direkten Vergleich mal eben mindestens 20 € mehr pro Monat.

Als Disclaimer möchte ich ergänzen, dass sich das ganze sicherlich anders darstellen würde, hätte ich nicht die neue Version von Billomat getestet, sondern die alte. Die neue ist jedoch noch im Beta-Stadium. Zwar voll einsetzbar, aber es sind eben noch nicht alle Einstellungen integriert. Daher muss man v.a. am Anfang vielleicht zwischendurch noch mal kurz zum alten System wechseln. Interessant: einige UI-Aspekte wie der Preloader oder das Interface erinnern an Crater.

Platz 2: lexoffice

lexoffice logo
Platz 2: lexoffice

Auf dem zweiten Platz folgt, sehr knapp dahinter, Lexoffice. Das Tool ist sehr solide entwickelt, überwiegend ausgereift, aber vereinzelt dann doch sehr eingeschränkt. Die fehlende Suche bei den Serienvorlagen macht es für mich fast unbenutzbar. Die Bankingfunktionen hingegen sind vorbildlich und verdienen ein Extralob. Dennoch werde ich das Gefühl nicht los, dass die Entwicklung stagniert. Das System sieht veraltet aus und im Forum wächst entsprechend der Unmut über fehlende neue Funktionen.

Viele Features von Billomat sind bei Lexoffice nur über kostenpflichtige Erweiterungen erhältlich (Abruf von Eingangsrechnungen oder Lastschriften via SEPA-Held). Lexoffice wäre damit bei ähnlichem Funktionsumfang ca. 20 € pro Monat teurer. Entscheidend war für mich dann jedoch die Usability: Das unergenonomische Interface hat dazu geführt, dass ich trotz 1,5-jährigem kostenlosen Testzeitraum nie richtig mit dem System warm geworden bin. Schade, aber Lexoffice besitzt viel Potenzial.

Platz 3: Sevdesk

sevdesk logo
Platz 3: Sevdesk

Sevdesk schneidet in diesem Test durch die gewählten Zählweise und die Tests schlechter ab, als es eigentlich müsste. Grund dafür ist, dass ihm durch das fehlende Kundenportal gleich mehrere Punkte entgehen. Aber das war eben, genau wie die Integration externer Zahlungsdienstleister, ein wesentliches Kriterium für mich. Davon abgesehen leistet Sevdesk gute Arbeit. Das Tool wirkt ausgereift und der Kontakt mit dem Support war angenehm und prompt. Sevdesk besticht durch Spezialfunktionen und buchhalterische Flexibilität. Das mag für den ein oder anderen entscheidend sein, für mich war es nicht ausschlaggebend. Dennoch leistet es sich keine groben Schnitzer und gehört nicht zu Unrecht zu den beliebtesten Buchhaltungssystemen in Deutschland.

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Ein Kommentar

  • Manfred K. sagt:

    Danke für diese Zusammenfassung. Alle Testberichte die ich gelesen habe waren echt nur so ein allgemeines Blabla. Ich habe aber schon gemerkt, dass manche sehr etablieten Systeme echt in einigen Punkten extrem rückständig sind. Das wird in Deinem Test sehr deutlich und deckt sich mit meinen Erfahrungen.

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